Cadastro de produtos, vilão ou má administração?

contabilidade-e-certificadoNo dia a dia das empresas as decisões de negócios são cada vez mais automatizadas, baseadas nas informações disponíveis nas bases de dados corporativas e, nesse contexto, desde a cadeia de suprimentos à venda, é totalmente dependente do cadastro de produtos.

É no cadastro de produtos onde se registram todos os dados dos produtos que poderão ser transacionados no sistema corporativo, considerando suas características necessárias as diferentes áreas integradas que existem na empresa.

Vários processos compartilham os dados existentes no cadastro de produtos, tais como: compras, recebimento, orçamento, requisição, condicional e venda de produtos.

Quando pensamos na quantidade de produtos comercializados em um supermercado, por exemplo, temos uma clara ideia da importância de se ter uma gestão cadastral bem realizada. Apenas como referência, um pequeno varejo costuma ter em média até cerca de 3 mil itens cadastrados, um supermercado mediano algo em torno de 15 mil itens e, um hipermercado, algo em torno de 30 mil itens. Contudo, não são estáticos! Estes itens se renovam a cada dia, com novos produtos lançados pela indústria e, outros tantos em descontinuidade, desuso ou obsoletos.

É consensual o entendimento entre fabricantes, atacadistas, distribuidores e varejistas da importância do cadastro de produtos para um bom funcionamento global das operações entre os estabelecimentos e, internamente também. É indiscutível os graves problemas que podem causar os cadastros incompletos ou com algum tipo de erro; entretanto, frequentemente percebe-se a existência de cadastros incompletos, com erros ou informações divergentes.

Muitos desses erros ou divergências se encontram em campos que pareciam ser “muito improvável” de que alguém cometesse um erro ao entrar com os dados; como por exemplo, tamanho, nome, etc. Temos que nos lembrar que cada campo do cadastro participa de uma série de ações de planejamento ou operações e, qualquer erro ou divergência pode ter consequências sérias ao longo de toda a atividade operacional da empresa.

Os reflexos de dados incorretos se fazem sentir em todas as áreas da empresa, em especial, suprimentos, vendas e, particularmente, acabam por atingir até ao consumidor final. Situações de produtos que são encontrados na prateleira e, ao tentar registrar a venda, o sistema informa desconhecer o produto; consultas de saldo que informam haver determinada quantidade de produtos e, ao buscá-los fisicamente, se encontra menos.

O cadastro de produtos é uma ferramenta essencial e indispensável a qualquer movimentação e comercialização de produtos. Assim, é preciso que os procedimentos administrativos de preenchimento dos dados cadastrais de cada item sejam executados nos menores tempos e com a máxima qualidade.

Os sistemas de informações devem contribuir para que essa qualidade seja atingida de forma fácil, sem complicações. Essas características devem estar presentes desde a simples entrada de dados em um campo, bem como a forma de organizar esses dados acerca de um produto.

Os sistemas de informações devem ser capazes de permitir incluir produtos com ou sem variações de cores, tamanhos e agrupamentos (kits). Além disso, devem também permitir encontrá-los corretamente nas pesquisas disponibilizadas.

O GigaERP é um aplicativo de gestão comercial, com módulos totalmente integrados, construído com a preocupação de tentar evitar problemas cadastrais, facilitar a entrada de dados e alertar o usuário sobre possíveis irregularidades durante um cadastro. Veja em nosso canal do Youtube, alguns vídeos sobre o assunto:

https://www.youtube.com/watch?v=kSOPGbKtrng
https://www.youtube.com/watch?v=kUTucEq1E1Y

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Publicado em Franquias

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